E-mails aan klanten
De afsprakenplanner stuurt klanten automatisch e-mails. Alle e-mails hebben een standaardtekst, die je kunt vervangen door je eigen tekst.
Welke e-mails gaan er weg?
- Bevestigingsmail: direct na het boeken, en opnieuw als de klant de afspraak zelf verzet. Er zit een agendabestand (.ics) bij, zodat de klant de afspraak in zijn agenda kan zetten.
- Herinneringsmail: standaard 48 uur voor de afspraak. Dat stel je in met appt_reminder_hours (0 is geen herinnering). Wil je dat de herinnering op een vast tijdstip vertrekt, bijvoorbeeld de avond ervoor, vul dan bij appt_reminder_time een tijd in zoals 19:00.
- Annuleringsmail: als de klant de afspraak zelf annuleert.
In elke e-mail staan de Afspraakdetails en een link waarmee de klant de afspraak kan verzetten of annuleren. Antwoordt de klant op de e-mail, dan gaat het antwoord naar het e-mailadres van je organisatie.
Een e-mail aanpassen
- Ga op je website naar /preferences, of klik in de beheerpagina op Voorkeuren.
- Je ziet de e-mails en de Afspraakdetails. Bij elk staat Standaard of Eigen tekst.
- Klik bij de e-mail die je wilt aanpassen op Wijzigen.
- Pas het Onderwerp en de Tekst aan. Tussen de alinea's laat je een lege regel.
- Wil je gegevens van de afspraak in de tekst? Klik rechts onder Invulcodes op een code, bijvoorbeeld de naam van de klant of de datum. De code komt op de plek van de cursor.
- Bij Bijlagen kun je een bestand toevoegen dat met de e-mail meegaat.
- Klik op Opslaan.
Na het opslaan is de tekst je eigen versie. Wil je terug naar de standaardtekst, klik dan op Standaard herstellen.
Laat de code {$appointment_details} in de e-mails staan. Daarmee komen de datum, de tijd, de afspraaksoort en de gegevens van de klant in de e-mail. Wil je die gegevens anders tonen, pas dan de Afspraakdetails aan: die tekst staat in alle drie de e-mails en op de bevestigingspagina.
Andere teksten
De koppen boven de stappen, de bevestigingspagina, de pagina na annuleren en de tekst als er geen afspraak mogelijk is, pas je aan in het beheer, in de folder Voorkeuren > Appointments.
Zie ook
- Afspraken bekijken en beheren
- De afsprakenpagina's op je website
- De afsprakenplanner instellen
Gecontroleerd: november 2026